Retail - Stratégie innovation – pilotage du lancement d’un concept magasin

« Chez Styr, nos bonnes pratiques de pilotage s’appliquent à tous les types de projet, pas uniquement aux SI !

Ainsi, alors que j’étais PMO pour une grande enseigne de commerce de détail, j’ai eu l’opportunité de prendre en charge un projet dans le secteur Retail, domaine stratégie et innovation. Point de projet informatique ici puisqu’il s’agissait d’accompagner l’enseigne dans sa mise en place d’un nouveau concept de magasin, avec un mode de gestion « cycle en V ».

Mon équipe et moi avons fait le choix de piloter comme s’il s’agissait d’un projet SI et ce même si 95% des tâches n’avaient aucun rapport avec l’informatique ! En effet, les indicateurs que nous utilisons d’habitude donnent une parfaite visibilité de l’avancement à chacune des parties prenantes, aussi nous a-t-il paru évident de les appliquer dans ce contexte innovant.

Ces indicateurs quantifiés et objectivés nous ont permis de piloter 50 intervenants de niveau manager et direction, répartis sur 11 directions, toutes fortement impliquées dans le projet : marketing, juridique, merchandising, produits, services techniques, DSI, géo marketing, commerce, ressources humaines, comptabilité et supply chain.

En plus de cela, nous avions également à superviser les partenaires intégrateurs, l’agence de design et d’aménagement, le fabricant de meubles et d’agencement de surface.

Parce que les bonnes pratiques de pilotage s’appliquent à tous les projets, quels qu’ils soient, le client a pu mettre en place dans les temps et le budget 2 magasins pilote qui ont reçu une approbation unanime des médias. Fort de ce premier succès, la société a décidé de refondre 3 magasins par mois en adoptant notre méthode de pilotage. »

Banque – Marketing – gouvernance, pilotage et déploiement de méthodologie Agile

« Parmi mes interventions pour mettre en place de la gouvernance de projet au sein d’une organisation, j’en retiens surtout une dans le domaine bancaire. En effet, dans le cadre du lancement d’un programme de fidélité concernant 2,5 millions d’usagers, j’ai eu l’opportunité en tant que PMO d’accompagner mon commanditaire dans le déploiement de l’agilité au sein de sa structure.

Cela a fait appel à des compétences très variées, ce qui rendait la mission d’autant plus attractive. Il y avait tout d’abord des compétences managériales et de leadership pour faire monter en compétences les Scrum Master et les Product Owner, ainsi que pour superviser la MOA et les quatre partenaires.

Ensuite, des connaissances solides en juridique furent nécessaires pour piloter les contrats, notamment avec les partenaires évoqués précédemment.

Enfin, il y avait une forte composante de pilotage, mon cœur de métier, puisque nous avons défini et suivi le planning ainsi que le plan de charge sur la base d’indicateurs quantifiés tels que la vélocité, le facteur de focalisation, les exigences etc.

Ce projet a été un succès sur ces deux aspects principaux : le programme de fidélité a été ouvert à la date prévue et, surtout, le Framework Scrum a été totalement adopté par l’ensemble des équipes ! »

Retail – Marketing – programme relationnel

« Un planning de près de 1 000 tâches, c’est ce que mon équipe et moi, alors Directeur de projet, avons dû gérer pour mettre en place le programme relationnel client de notre commanditaire.

Le projet fut un succès : le programme respectait la contrainte de loi de finance 2018, il a été ouvert dans les temps et 2 millions de clients y ont adhéré en un mois, 3 millions au bout de 2 mois. Mais le vrai plus pour moi est d’avoir participé à la mise en place du premier projet mené en agile au sein de l’organisation en utilisant la méthode Kanban pour toute la phase de conception.

Outre la contrainte légale, la première particularité de ce projet est qu’il mixait à la fois des activités informatiques (un déploiement Internet et application mobile) et de terrain. En effet, il fallait équiper les caisses de plus de 1 000 magasins avec le nouveau logiciel, sans quoi le programme relationnel n’aurait pas pu fonctionner.

La seconde est qu’il nous a permis d’accompagner et de superviser des intervenants internes (chefs de projet) comme externes à l’organisation (six partenaires intégrateurs et éditeurs de logiciel), avec pour challenge supplémentaire de préparer et d’animer toutes les instances projet au niveau de la direction. En effet, ce projet était suivi au plus haut niveau !

Un beau défi relevé grâce à un pilotage méticuleux 😊. »

Retail – Déploiement infrastructure

« Pour ma première expérience de PMO / coordinateur de projet, ce n’est pas moins de 1 200 magasins en 6 mois pour lesquels la solution conçue devait être déployée. Un beau défi !

Mais reprenons depuis le début. Mon client, travaillant dans le Retail, était confronté à différentes problématiques de VPN MPLS sur ses points de vente : multiplication des outils connectés, pas de continuité de services en cas de panne du lien Internet ou de coupures électriques, performances limitées, mobilité restreinte sans infrastructure Wi-Fi, délais de mise trop longs, coûts inadaptés, etc.

La première étape de ma mission a donc consisté, en mode cycle en V, à concevoir en collaboration avec 3 intégrateurs et 2 constructeurs une solution qui règlerait tous les défauts précédents.

Pour le déploiement, nous sommes alors passés en mode agile. Le challenge pour l’équipe d’une vingtaine de prestataires et moi était de déployer la solution dans 64 magasins par semaine ! Mais grâce à une parfaite entente entre le responsable de projet et l’ensemble des parties prenantes, une bonne vision partagée de la charge et des rôles et responsabilités de chacun, nous sommes parvenus à industrialiser le déploiement, tellement bien d’ailleurs que des économies ont été réalisées : le budget réel était inférieur au budget prévisionnel.

De plus, ce gain ne s’est pas fait au détriment de la qualité des interventions au sein des magasins puisque nous avons obtenu un taux de satisfaction de 90% sur les 3 étapes : pré-installation, installation et mise en service.

Ce fut une mission riche où le savoir-être était au moins aussi important que les compétences de planification et de suivi. »

Logistique / Transport – Cartographie fonctionnelle et rétro-documentation

« Ce sont des missions assez rares mais il arrive que nos clients nous mandatent pour faire de la rétro documentation applicative et ainsi les aider à réduire leur dette fonctionnelle.

Cette activité est bien plus complexe qu’il n’y paraît car il ne s’agit pas de simplement rédiger un manuel utilisateur mais bien de comprendre le fonctionnement même de l’application afin de pouvoir notamment reconstituer le modèle de données à partir des interfaces graphiques et ré identifier toutes les règles de gestion spécifiques au métier et dont ce dernier n’a peut-être même plus connaissance.

C’était donc une mission très structurante pour ce client spécialisé dans la logistique et le transport car cela allait lui permettre d’économiser de nombreux développements soit inutiles, soit qui viendraient casser l’existant.

Pour réaliser le livrable et traiter le périmètre complet de l’application de pilotage d’activité, je disposais de 14 jours au forfait, avec un engagement de résultat donc.

En respectant charge et délai, j’ai produit 120 pages fonctionnelles mais ma première tâche, la plus importante, a d’abord été d’établir la cartographie fonctionnelle de l’application. C’est un travail minutieux mais sans ce découpage schématique par périmètre applicatif, je n’aurais pas pu structurer correctement le livrable et dérouler facilement le travail de rédaction.

En effet, la cartographie m’a permis d’avoir une vision macro de l’application, de sa logique fonctionnelle, et de cette compréhension est née toute la structure du livrable. Sans cela et en partant « bille en tête » dans la rétro documentation, je n’aurais pas perçu les dépendances et serais resté sur une approche beaucoup plus superficielle de l’application. » 

Assurance – gouvernance et pilotage dans le cadre d’un plan de transformation

« Il est rare lorsqu’on fait du conseil de ne pas passer par la case Assurance et je ne déroge pas à la règle.

Me concernant, je suis intervenu en tant que PMO dans un contexte de plan de transformation et plus précisément sur le programme « Expertise en Construction », qu’il s’agissait de restructurer afin, d’une part, de l’adapter aux évolutions du marché et, d’autre part, d’intensifier les synergies avec les autres activités du groupe.

La seule gestion de ce programme (il y en avait 6 autres) impactait plus de 500 collaborateurs répartis entre 2 entités juridiques et englobait 25 projets. Le sujet était donc très vaste et m’a permis d’intervenir tant au niveau du pilotage et de l’organisation que de la production pure de divers documents.

Le premier périmètre de cette mission était de la pure gouvernance. Cela m’a amené à cadrer les objectifs des projets du programme, à préparer toutes les instances de gouvernance de programme et y participer ainsi qu’à structurer le programme entre les différents niveaux de gouvernance : COMEX, Directoire et équipes opérationnelles.

J’ai également été responsable de la mise en place du stockage documentaire et des canaux de communication ainsi qu’en charge de la définition des livrables à produire et des indicateurs de suivi dans le cadre du programme.

Ces activités de pilotage ont donc été complétés par des tâches plus opérationnelles sur 6 projets où mon bon niveau de production, tant en termes de quantité que de fond et de forme, m’a permis de donner très rapidement satisfaction à mon commanditaire.

Ainsi, j’ai été amené à modéliser des processus et des flux, à concevoir des template de suivi d’activité et de reporting, à formaliser des scénarios de déploiement d’un outil ou encore à mettre en forme des supports de présentations pour d’importants clients de mon commanditaire.

Ce que je retiens le plus de cette mission ? Le fait d’avoir contribué à l’ancrage auprès des différentes parties prenantes d’une culture projet et d’un certain nombre de bonnes habitudes que j’observe encore aujourd’hui (car, oui, je suis revenu chez ce client près d’un an plus tard et les bienfaits de ce qui avait été fait se voyait encore !) »